Åter till:
Indexsida

Register

Varje förening behöver ett register för att hålla ordning på sina medlemmar. Numera finns det i allmänhet någon i styrelsen som har tillgång till dator med registerprogram och resonemanget här nedan gäller dess möjligheter och problem. Synpunkter på den personliga integriteten finns längst ner på sidan.

I sin enklaste form ska dataregistret användas till medlemsutskick och en adressetikett behöver skrivas ut. I de flesta föreningar ska man vid årets slut lämna en medlemsförteckning till revisorerna och någon behöver en telefonlista. Styrelsen behöver kanske statistik på hur många som betalt sin avgift förra året respektive i år, hur många som är familjemedlemmar eller under 15 år osv. 

De viktigaste uppgifterna i registret är namn och adress. Namnet (eller mera korrekt adressaten, när det står på brevet) anger vem som ska ha försändelsen; utdelnings- och postadress anger var denne bor. En c/o-adress hör till adressaten och ska alltså inte stå i adressfälten. Jämför också med »Adressaten okänd» på ett returnerat brev; det är personen och inte adressen som är okänd.

I ett medlemsregister för en ideell förening finns ofta både huvud- och familjemedlemmar, föreningar och företag.  I de allra flesta fall (alla?) är det inte varje enskild person man söker hålla reda på utan snarast ett hushåll/postmottagare. Var och en av dem utgör en post, som i registret alltså kan bestå av t. ex. en fullbetalande eller en fullbetalande och två familjemedlemmar. Antalet av varje kategori registreras då i andra fält i basen.

I en ekonomisk förening får man vara noggrannare med vilka poster som registreras. Om det t. ex. rör sig om ägande av fastigheter kan ju en person äga flera — och en annan fastighet ha flera delägare. Detta ställer mycket större krav på en tekniskt riktig databasstruktur. Det behandlas dock inte här.
 

Låt oss börja med några exempel. En adressetikett skrivs enligt följande (adressaten kräver 1-3 rader beroende på typ av medlemmar/postmottagare:
 

Vedertagen
benämning		 Exempel 1 Exempel 2 Exempel 3 Exempel 4 Exempel 5

Adressat 1
  (personnamn, firma)

Wasling, Lennart & Marita

Wasling, Jesper

Åväppla

 fornminnes-

Högskolan i Borås

 

Adressat 2
  (d:o forts.)

[tomt]

Michaela Mutka 

och naturskyddsförening

Att: L Wasling

 

Utdelningsadress
  (gata, box osv.)

Björkängsgatan 10

Sämgatan 10

Box 987

[tomt pga. eget postnr]

 

Ortsadress
  (postnr + ortnamn)

504 57  Borås

507 45  Borås

123 45  Åväppla

501 90  Borås

 

 

Nedan visas en uppsättning fältnamn som bör förekomma i ett vanligt register. Varianter kan alltid förekomma, men börja enkelt och bygg på efterhand. Ofta tar man till alldeles för många fält med mystiskt innehåll, som aldrig kommer till användning.
 

Fältnamn Exempel Kommentar
Typ (Kategori) 1 Ex: 1=person; 2=organisation (som faktureras); 3=hedermedlem osv.
M=man; K=kvinna; U=ungdom
Namn1 (Adressat1)
Namn2 (Adressat2)
(två olika fält)		 Se exemplen ovan.
Adressat1 är alltid ifyllt, både för personer och företag.
Adressat2 ifylles efter eget huvud. 		Två (eventuellt tre) fält används för alla typer av namn.
Tveksamt om det är någon vits att dela på för- och efternamn. Fördel endast vid utskrift av etikett.
Efternamn (ev. normerat; se nedan) är under alla omständigheter sorteringsbegrepp.
Namn_normerat Peterson: Peterson, Petterson, Petersson, Pettersson, Peterzon och von Pettersson;
Karlson: Carlsson och Karlsson;
Lundkvist: Lundqvist och Lundkuist;
Braun: von Braun (ej sortering på von);
Vasling: V och W betraktas som samma bokstav.		 I stora register (>500 medlemmar) kan det vara bra med ett eget fält för den huvudsakliga sorteringsordningen.
Följ de regler som gäller för telefonkatalogen.
Utdelningsadress
(ej Gatuadrass)		 Storgatan 12
Box 1234
Kinna Storgården (by, gård)		 Obs ordningsföljden på sista ex.
Postnr 504 57
NO-7075		 Postnr och Ortnamn bildar tillsammans s.k. Postadress
Ortnamn Borås
BORÅS		 Numera inte nödvändigt med VERSALER i ortnamnet.
Land Norge
Tyskland		 Skrives på svenska
Telefon 033-414831 (b),
0708-174693 (m)
033-164001 (f)		 Fritt fält för flera varianter, bostad, mobil, fax osv.
E-post w@hb.se
www.xxx.se/		 Fritt fält för flera adresser; kanske även för egen webbsida.
01H 1 Antal huvudmedlemmar/seniorer år (20)01
01F 0 Antal familjemedlemmar/junior år (20)01
01Datum 2002-03-12 Betalningsdatum
<02H, 02F, 02Datum>   Flera år (3?) för att få historik
osv.    

 

Personlig integritet

En ständigt aktuell fråga är vad Datainspektionen säger om ideella föreningars register. Här är några aktuella frågor, tagna direkt från Datainspektionens webbsidor 2003:
 

Fråga:
Vi är en nystartad ideell förening som ska upprätta ett medlemsregister. Vilka regler gäller?

Svar:
Det finns regler om hur och när man får behandla personuppgifter i personuppgiftslagen (PuL).

Som förening får ni registrera uppgifter om namn, adress, telefonnummer, förtroendeposter och andra liknande uppgifter som behövs för föreningens administration. I en förening kan det också vara nödvändigt att registrera vilka medlemmar som deltar i olika aktiviteter som föreningen arrangerar. (10 § PuL)

Personnummer får registreras när det är klart motiverat — t.ex. för att på ett säkert sätt kunna identifiera medlemmarna. Det är dock inte lämpligt att använda personnummer som medlemsnummer. (22 § PuL)

Politiska, filosofiska, religiösa och fackliga organisationer får behandla känsliga personuppgifter om organisationens medlemmar i den utsträckning det behövs för föreningens verksamhet. Sådana uppgifter får inte lämnas ut till tredje man — någon utanför föreningen — utan ett uttryckligt samtycke från den eller de medlemmar som berörs. (17 § PuL)

Ni måste informera medlemmarna om vilka uppgifter som ska registreras och hur de kommer att användas. Medlemmarna måste exempelvis i förväg få veta om uppgifterna ska lämnas ut för direktreklam. Informationen till medlemmarna ska normalt lämnas i samband med att medlemsuppgifterna hämtas in. Det kan t.ex. vara lämpligt att inkludera denna information på föreningens anmälningsblanketter. (23-25 §§ PuL)

Det är föreningens styrelse som ansvarar för att medlemsuppgifterna hanteras på ett sätt som överensstämmer med PuL.

I de flesta fall är det tillräckligt att ha en förteckning över de medlemsuppgifter som behandlas. En förteckning ersätter då den anmälan till Datainspektionen som annars kan behöva göras.
 

Fråga:
När får man behandla personuppgifter utan samtycke från de registrerade personerna?

Svar:
Det är tillåtet att behandla personuppgifter utan samtycke bland annat om behandlingen är nödvändig för att